Avant même de pouvoir procéder à l’adjudication d’un contrat, plusieurs étapes doivent être suivies pour s’assurer de sa régularité notamment :


​Préparation des devis technique et administratif

​Étant donné l’obligation légale pour les municipalités d’accorder un contrat au plus bas soumissionnaire conforme, des devis technique et administratif de soumission sont préparés afin de préciser le plus exactement possible le service ou le bien recherché.

 

​Publication des avis d’appels d’offres

​La Ville de Saint-Jean-sur-Richelieu publie les avis d’appels d’offres publics dans les médias suivants :

  • L’hebdomadaire Le Canada Français
  • Le Système électronique d’appels d’offres (SÉAO)

La législation québécoise en matière d’attribution des contrats municipaux exige des municipalités qu’elles diffusent les appels d’offres publics sur le site du Système électronique d’appels d’offres.

 

​Remise des documents aux fournisseurs intéressés

​Dans le cas d’un appel d’offres public, les fournisseurs et entrepreneurs intéressés à proposer leurs services peuvent obtenir les cahiers de charges, devis techniques ou tout autre document pertinent en vue de la préparation d’une soumission. Généralement, des coûts sont associés à la remise de ces documents.

L’adresse de retour des documents ainsi qu’un bordereau de soumission sont également remis aux éventuels soumissionnaires afin d’uniformiser la présentation des soumissions.

Les soumissionnaires doivent se procurer les documents d’appels d’offres directement sur le site internet du SÉAO.

 

​Ouverture des soumissions

​L’ouverture des enveloppes de soumission a lieu à l’heure prévue dans l’avis d’appel d’offres aux bureaux de la  Division acquisitions, approvisionnement et projets.  Tel que le prescrit la loi, la plus basse soumission conforme (techniquement et administrativement) est retenue.

Les soumissionnaires doivent tenir compte des exigences très précises du devis s’ils veulent soumettre un projet conforme à ce qui est demandé et faire en sorte que leur soumission ait des chances d’être retenue.

 

​Étude technique et administrative de la soumission

​Pour vérifier la conformité de la soumission, on procède à une étude technique et administrative de toutes les soumissions reçues.

 

​Recommandation de la soumission

​Lorsque l’étude technique atteste la conformité de la soumission et que la Division acquisitions, approvisionnement et projets a procédé à la vérification de la conformité des clauses administratives, celle-ci formule conjointement avec le service concerné une recommandation au conseil municipal en vue de l’adoption d’une résolution.

 

​Adoption d’une résolution par le conseil municipal

​La recommandation doit être entérinée par le conseil municipal qui adopte une résolution à cet effet lors d’une assemblée publique du conseil.

 

​Émission du bon de commande

​Bien que l’approbation budgétaire du Service des finances doit suivre l’émission du bon de commande, celui-ci fait foi de contrat pour l’administration municipale. Le fournisseur doit donc attendre obligatoirement l’émission du bon de commande avant de procéder à la livraison du produit ou du service pour lequel il a déposé une soumission.